証跡PDFの保管場所とアクセス権限の分け方— 置き場と閲覧者を先に決める

1. 証跡PDFが散らばる原因

1-1. 「とりあえず共有フォルダ」運用

店舗の共有ドライブは利便性が高い一方、アルバイトアカウントまで広い閲覧が付きがちです
事案の詳細PDFをここに置くと、閲覧範囲が意図せず広がります
記録項目の正本は台帳側に置き、PDFは出力物として扱う整理が必要です（記録様式）

1-2. メール添付の往復

本部へ「とりあえず送る」運用は、転送・端末残存・誤送信のリスクを増やします
リンク共有＋権限付きフォルダの方が追跡しやすいです
Excelや個人メールでの管理限界はExcel管理の限界と同型です

1-3. 文書種別の区別がない

方針ひな形の公開版と、個別事案の証跡は感度が違います
同じフォルダに混ぜると、公開想定の文書だけを取り出す作業で事故が起きます
方針は方針ひな形、手順はマニュアル作成の版管理とフォルダを揃えます

2. 保管場所の3層モデル

2-1. 公開層（全社閲覧可）

掲示文、周知済み方針、一般向けマニュアル要約など、個人情報が載らない文書です
ここだけ店舗共有フォルダに置いてよい、と明示します
義務化対応の周知物もこの層です（義務化の整理）

2-2. 運用層（店長・エリア権限）

店舗の一次記録PDF、月次サマリー、研修出席一覧などです
閲覧は店長以上、編集は限定担当に分けます
研修記録の置き方は研修記録の残し方と矛盾しない階層にします

2-3. 秘匿層（限定ロール）

相談窓口由来の資料、外部弁護士提出用の束、個人を特定できる添付です
店舗共有からは隔離し、人事・コンプライアンス等の限定アカウントのみとします
窓口設計は相談窓口の設置、外部連携は弁護士・警察連携とセットで権限表を作ります

3. アクセス権限の実務ルール

3-1. 「誰が・何を・なぜ」表を1枚にする

ロールごとに公開層／運用層／秘匿層の読取・書込・削除可否を表にします
中小でも役割名を3つに分けるだけで事故が減ります（中小での対応）
表は準備チェックの一項目に入れます（準備チェックリスト）

3-2. 命名規則で誤配置を防ぐ

ファイル名先頭に `PUB_` / `OPS_` / `SEC_` など層コードを付けます
誤って共有フォルダに `SEC_` が置かれたら、週次点検で検知できるようにします
効果測定では「誤配置の是正件数」も追跡対象にできます（効果測定とPDCA）

3-3. 退職・異動時の権限オフを手順化

アカウント残存は最も多い漏洩経路の一つです
異動チェックリストに「証跡フォルダ権限の棚卸し」を入れます
共有リンクの期限付き発行を原則にし、永久リンクを禁止します

4. 現場で使える点検会話例

「このPDFは公開層ですか、運用層ですか」と保存前に一言確認する
「メール添付ではなく、権限フォルダのリンクで送ってください」と本部が返す
「店長フォルダに相談原文が入っていないか」を月末に検索する
「印刷した証跡は会議後に回収する」を店長会の冒頭で再確認する
「外部提出用の束は秘匿層からだけ作る」を担当者マニュアルに書く

5. 権限表の具体例（小規模向け）

アルバイト: 公開層の読取のみ。運用層・秘匿層は不可
店舗スタッフ（正社員）: 公開層の読取、自店の一次記録入力は台帳画面経由
店長: 運用層の読取・自店分の書込。秘匿層は不可。削除は不可
エリア責任者: 運用層の複数店読取。秘匿層は原則不可
コンプライアンス／人事: 秘匿層の読取・書込。外部提出用の束を作成
システム管理者: 権限設定のみ。日常の事案本文は業務上不要なら読まない
外部委託: 契約と秘密保持がある場合のみ、必要最小のマスキング版を期限付き共有
点検: 毎月1日に権限一覧を出力し、退職者・異動者が残っていないか確認する

6. よくある誤配置と是正

4-6-1. 公開フォルダに事案PDF

見つけたら即移設し、公開側のリンクを無効化します
誰が置いたかを責めるより、命名規則と保存ダイアログの案内を直します
再発が続く場合は、公開フォルダへのPDFアップロード権限自体を絞ります

4-6-2. メール添付の永久保存

受信箱に残った証跡は、権限フォルダへ移してメール側を削除するルールにします
「メールが保管場所」になっているチームは、週次で受信箱検索を実施します
自動転送ルールで私用アドレスへ飛ぶ設定が無いかも点検します

4-6-3. 印刷物の放置

会議後の卓上放置は、最も見えやすい漏洩経路です
回収袋を用意し、破棄はシュレッダー、保管するなら鍵付きキャビネへ入れます
印刷した人の名前を控え、返却確認までをセットにします

7. 今日からやること

公開・運用・秘匿の3フォルダを作り、既存PDFを層コード付きで振り分けます
ロール別の読取・書込表を1枚作り、退職者アカウントを当日中に棚卸しします
メール添付運用をやめ、権限付きリンクへ切り替える案内を本部から出します
週次で `SEC_` が公開フォルダに無いか検索し、誤配置を是正ログに残します

8. よくある質問

Q. 紙のファイリングも併用してよいですか？

併用するなら正本をどちらか一方に決めます
二重正本は更新漏れの温床になります

Q. USBで持ち出す運用は？

原則禁止が安全です
やむを得ない場合は暗号化・貸出記録・返却確認を必須にします

Q. 保管期間の目安は？

社内規程と文書管理方針に従います
期間満了後の削除手順も権限表に書いておきます

Q. クラウドとオンプレどちらがよいですか？

権限管理と監査ログが取れるかが優先です
置けさえすればよい、という選定は避けます

Q. 店舗プリンタのスキャンフォルダは？

運用層以上の文書を共有スキャンに残さないルールにします
スキャン後は秘匿層へ移動し、一時フォルダを空にします

9. 保管場所の棚卸し手順（四半期）

全PDFを層コードで検索し、コード無しファイルを洗い出して再分類します
共有リンクの一覧を出し、期限切れ・不要リンクを無効化します
印刷台帳（誰がいつ印刷したか）を確認し、未回収があれば追跡します
棚卸し結果は1枚に残し、次回監査の説明材料にします
見つからない正本がある場合は、再作成可否と代替説明の方針を決めます

10. まとめ

• 証跡PDFは公開・運用・秘匿の3層で保管場所を分ける
• ロール別の読取・書込表を1枚で固定する
• ファイル名に層コードを付け誤配置を検知する
• メール添付より権限付きリンクを優先する
• 異動・退職時の権限オフを手順化する
• 公開層と秘匿層を同じフォルダに混ぜない

11. 運用上のひとこと

保管設計は後付けが難しいため、台帳導入と同タイミングで権限表を決めるのが安全です
後から移設するコストは、最初に分けるコストより高くなります
層をまたぐ移動はログを残し、誰が移したかを後から追えるようにします
四半期棚卸しの担当と日程を先に決め、直前対応を避けます
保管設計は便利さより追跡性と漏洩防止を優先して決めます
証跡は「ある場所が分かる」ことが、中身の多さより重要です
置き場を先に決めるほど、後の事故は減ります

12. 注意

本記事は証跡保管の運用例であり、法的助言ではありません。
保管場所・権限設計・保存期間は業種や契約条件で異なるため、自社の情報管理方針に基づいて決定してください